Bố cục dashboard trong thiết kế ứng dụng BI

Đã bao giờ bạn rơi vào trường hợp một ứng dụng BI, sau rất nhiều tâm huyết xây dựng, khi đưa vào triển khai lại không được sử dụng nhiều bởi các phòng ban nghiệp vụ? Dashboard được thiết kế công phu và rất dễ hiểu theo góc nhìn của bạn – chuyên viên phân tích, theo cách nào đó lại trở nên rối rắm và khó sử dụng theo phản hồi của người dùng.

Thu thập và làm sạch dữ liệu, dù tốn rất nhiều thời gian và công sức, mới chỉ là giai đoạn đầu trong hành trình phân tích dữ liệu. Nhiệm vụ của Business Intelligence là phải kể được câu chuyện từ dữ liệu và truyền tải câu chuyện đó đến nhiều đối tượng tiếp nhận khác nhau.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phương pháp luận DAR trong thiết kế BI dashboard nói chung và ứng dụng Qlik nói riêng. Đây là viết tắt của cụm từ Dashboard, Analysis và Reporting. DAR là phương pháp luận đảm bảo ứng dụng BI được thiết kế đáp ứng theo yêu cầu nghiệp vụ, nhưng không hoàn toàn cứng nhắc mà vẫn cho phép người thiết kế được sáng tạo trong khuôn khổ nhất định. Có thể tóm tắt phương pháp này bao gồm 3 bước chính: xây dựng trang Tổng quan (Dashboard), sau đó là các trang Phân tích (Analysis) và kết thúc là trang Báo cáo (Reporting).

Tương tác giữa người và máy tính (Human Computer Interaction)

Quân sự là một trong những lĩnh vực đầu tiên mà con người ứng dụng những tiến bộ mới nhất của công nghệ thông tin. Từ những năm 1940, máy tính đã được sử dụng trong quân sự, tuy nhiên giao diện của chúng thường được mã hóa, đòi hỏi người dùng phải được đào tạo để có thể sử dụng được. Những máy tính lúc này đương nhiên không dễ tiếp cận với phần lớn người dùng. Chỉ đến những năm cuối thế kỷ 20, khi giao diện đồ họa trở nên thân thiện hơn, máy tính mới được sử dụng rộng rãi bởi người dùng phổ thông nhằm xử lý công việc hàng ngày. Đây cũng là lúc mà tương tác giữa người và máy tính mới thực sự nhận được nhiều quan tâm, nhằm nghiên cứu cách thức con người giao tiếp với máy tính và đưa ra cải tiến phù hợp. Nhờ đó, ngày nay máy tính đã hiện diện khắp mọi nơi và có thể được sử dụng rất dễ dàng mà không cần hoặc cần rất ít hướng dẫn.

Quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin

Cách con người tiếp thu và xử lý thông tin cũng là một đề tài nhận được nhiều chú ý. Theo quan niệm truyền thống, các nhà khoa học cho rằng việc trao đổi thông tin tương đối đơn giản: chúng ta cần thông tin đầu vào, sau đó xử lý thông tin, cuối cùng là đưa ra kết quả.

Sau đó, Claude Shannon, người được xem là “cha đẻ của lý thuyết thông tin”, phát triển một mô hình khác thể hiện cách tiếp nhận và xử lý thông tin của con người. Theo Shannon, cách con người xử lý thông tin thực sự không máy móc như vậy. Chúng ta tiếp thu thông tin, từ đó hình thành nhận thức và hành động. Tuy nhiên, cách thu thập thông tin rất khác nhau theo từng cá nhân (có thể là nghe, đọc, cảm nhận, v.v..) dựa trên nhiều yếu tố như kinh nghiệm cá nhân, tình hình thực tế, hoặc kì vọng về tương lai.

Hai hướng tiếp nhận thông tin

Quá trình nhận thức thông tin của con người có thể chia thành 2 hướng chính: từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up). Top-down là xử lý thông tin dựa vào những kinh nghiệm cá nhân từ quá khứ, và những kinh nghiệm này sẽ ảnh hưởng đến cách chúng ta trải nghiệm hiện tại. Khi mua một chiếc xe máy mới, bạn có xu hướng so sánh nó với những chiếc xe khác mà bạn từng dùng trong quá khứ. Bạn chưa hiểu nhiều về chiếc xe mới, nhưng biết ngay cần phải xem xét các yếu tố căn bản như máy xe bao nhiêu phân khối, cốp xe có đủ rộng không, v.v.

Ngược lại, bottom-up nghĩa là xử lý tình huống hoàn toàn dựa vào trực giác, dựa trên ấn tượng đầu tiên của chúng ta về sự vật hiện tượng trước mắt. Ví dụ, bỏ qua hết những kiến thức nền bạn biết về xe máy, chiếc xe mới cho bạn cảm nhận như thế nào? Thiết kế của nó có hiện đại, màu sắc có phù hợp với bạn không?

Vậy tại sao chúng ta phải bàn về vấn đề này? Thật ra, nó có liên quan đến cách người dùng trải nghiệm ứng dụng BI. Với hướng tiếp cận bottom-up, ứng dụng cần được thiết kế sao cho ngay cả người chưa có kinh nghiệm với BI cũng có thể dễ dàng thao tác và trích xuất được thông tin cần thiết. Ngược lại, ở góc nhìn top-down, người dùng đã có kinh nghiệm với các dashboard tương tự. Họ kỳ vọng ứng dụng sẽ có những thành phần cơ bản của một BI dashboard và hoạt động theo cách có thể đoán trước được.

Phương pháp luận DAR trong thiết kế ứng dụng BI

Vậy, làm cách nào để xây dựng ứng dụng BI theo phương pháp DAR để có thể đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng? Chúng ta sẽ nghiên cứu từng thành phần sau đây.

D – Dashboard

Theo phương pháp luận này, Dashboard là trang đầu tiên trong ứng dụng, cũng là ấn tượng đầu tiên của người dùng khi mở ứng dụng. Vì vậy, người thiết kế dashboard cần lưu ý chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất lên trang này. Nếu người dùng chỉ có 1-2 phút để nắm được khái quát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thì trang dashboard này cần phải cô đọng và súc tích nhất có thể.

Trang Dashboard nên được thiết kế theo hướng cung cấp thông tin tổng quan nhanh nhất cho người sử dụng với ít thao tác nhất có thể. Cũng giống như một quyển sách, chỉ cần đọc qua phần mục lục chúng ta cũng có thể hiểu sơ lược được nội dung quyển sách. Tương tự trang Dashboard giúp người dùng nhanh chóng nắm được tinh thần của toàn bộ ứng dụng. Đây là giai đoạn đầu tiên khi người dùng bắt đầu tiếp thu thông tin.

Lưu ý khi thiết kế Dashboard

  • Chỉ đưa những thông tin cần thiết và tổng quát nhất
  • Chỉ đưa lên một số KPIs quan trọng
  • Sử dụng tối thiểu thao tác động trên dashboard. Vẫn có thể sử dụng những filter cơ bản nhưng không nên quá nhiều
  • Bố cục của dashboard cần giúp người sử dụng tập trung vào thông tin theo mức độ quan trọng. Các chỉ tiêu chính nên được thiết kế lớn hơn và thu hút người dùng hơn.

A – Analysis

Tiếp sau Dashboard, những trang phân tích Analysis giúp người sử dụng nghiên cứu kỹ hơn về dữ liệu, cũng như tìm câu trả lời cho những thắc mắc họ có thể gặp khi quan sát Dashboard. Chính vì lí do này, các trang Analysis là nơi người thiết kế cần đưa ra nhiều lựa chọn để người sử dụng có thể thao tác với ứng dụng, tùy ý slice-and-dice dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau.

Thông thường, mỗi trang phân tích chỉ biểu diễn một chủ đề cụ thể trong báo cáo, ví dụ như doanh thu, chi phí; hoặc hướng đến một mục đích cụ thể, như để so sánh tình hình kinh doanh giữa 2 khu vực. Phần lớn quá trình hình thành nhận thức của người sử dụng diễn ra trong giai đoạn này.

Lưu ý khi thiết kế trang Analysis

  • Cần cung cấp nhiều tùy chọn cho người dùng để có thể tùy ý phân tích dữ liệu (như filter / list box)
  • Mỗi một trang chỉ nên đưa thông tin về một chủ đề duy nhất
  • Có thể đưa thêm nhiều biểu đồ và bảng dữ liệu chi tiết hơn trong trang Analysis

R – Reporting

Các trang Reporting cung cấp cho người dùng thông tin ở mức độ chi tiết, với rất nhiều dữ liệu ở dạng bảng. Người dùng có thể đào sâu phân tích các bảng dữ liệu này bằng nhiều cách như sort hoặc filter dữ liệu. Đây là giai đoạn người sử dụng hình thành nhận thức đầy đủ về thông tin và dẫn đến hành động cụ thể.

Lưu ý khi thiết kế trang Reporting

  • Cung cấp thông tin cụ thể và chi tiết nhất có thể
  • Cho phép người dùng có thể xem xét được toàn bộ chi tiết cần thiết để đưa ra kế hoạch phù hợp

Liên hệ giữa phương pháp DAR với quá trình hình thành nhận thức

Một lưu ý quan trọng: phương pháp luận DAR không phải là một quá trình tuyến tính, nghĩa là người sử dụng không nhất thiết sẽ theo đúng thứ tự qua các giai đoạn như trình bày ở trên. Với mạch suy nghĩ liên tục thay đổi, người dùng có thể điều hướng qua lại giữa các trang. Tuy nhiên mục tiêu cuối cùng của quá trình tương tác với BI dashboard vẫn là giúp người sử dụng quyết định được hành động phù hợp. Hành động khiến dữ liệu được cập nhật, dẫn đến người dùng quay lại dashboard để đánh giá lại hiện trạng, và cứ tiếp tục như vậy.

Phân tích lại một chút về hai hướng tiếp nhận thông tin đã trình bày ở trên. Góc nhìn Bottom-up hướng đến những người dùng mới, hoàn toàn chưa biết gì về ứng dụng. Vì vậy, ứng dụng cần phải bắt mắt và cần hướng dẫn người dùng thuận tiện tìm được đáp án cho những thắc mắc của mình. Bằng cách áp dụng DAR, người thiết kế có thể hướng người sử dụng theo cấu trúc đã định sẵn, bằng cách cung cấp thông tin tổng quát, sau đó đưa thêm thông tin chi tiết và cho phép người dùng phân tích dữ liệu sâu hơn.

Đối với cách tiếp cận Top-down, các nhóm người dùng khác nhau sẽ có kinh nghiệm hoặc kiến thức nền khác nhau về ứng dụng BI, vì vậy khó có thể dự đoán được hết tất cả kì vọng từ phía người dùng. Tuy nhiên, Top-down giúp vạch ra kế hoạch thiết kế cụ thể bằng cách thu thập yêu cầu nghiệp vụ và các KPIs cần thiết. 3 loại trang trong phương pháp luận DAR chính là các thành phần căn bản nhất mà phần lớn người sử dụng mong muốn thấy ở một ứng dụng Dashboard. Như trang Dashboard nhằm phục vụ cho ban quản trị cấp cao trong doanh nghiệp, những người cần nằm được thông tin tổng quát trong thời gian ngắn nhất. Trong khi đó, trang Reporting phù hợp cho những chuyên viên phân tích để phân tích dữ liệu chi tiết hơn.

Bài viết tham khảo từ tài liệu technical brief của Qlik: DASHBOARD, ANALYSIS, REPORTING (DAR)